【タイムマネジメントで作業効率を上げる】時間を有効活用するコツ紹介
誰にでも時間の長さは平等です。しかし、24時間を効率よく使える人と効率よく使えない人がいるのも事実です。
1日を有効に使って作業効率を上げるタイムマネジメントについて解説します。
目次
タイムマネジメントとは時間管理のテクニック
タイムマネジメントとは、作業効率を上げるための時間管理の方法です。
ただ、その日にしなくてはいけないスケジュールを組むのではなく、最適なタイミングで最適な作業をするようにスケジュールを組むことがタイムマネジメントの基本です。
タイムマネジメントがスムーズにできるようになると、仕事をする時間を増やさなくても、質的にも量的にも仕事の成果が増えます。
タイムマネジメントのコツ
仕事をする時間を増やさなくても、仕事の成果を向上させるタイムマネジメント。何やら特別なテクニックのような印象を与えますが、実はシンプルで誰にでも今すぐ取り入れられる手法です。
タイムマネジメントを成功させる6つのコツを見ていきましょう。
数値目標を設定する
「今日はこの程度の仕事をしておこう」といった曖昧な目標では、時間は有意義に使えません。
具体的に到達する目標を、数字として設定しておきます。
例えば試験勉強をするなら、「今日は微分方程式を終わらせよう」ではなく、「今日は問題集8～32ページまで。分からない問題は、回答を見て、解けるまで解いてみる」といったように、数字と具体的な手順を明確にしておきます。
明確な締切日を設定する
数値目標だけでなく時間目標も決める必要があります。
例えば1日で終わる勉強なら、「午前中にテキストの80～100ページを読んでまとめる。午後は問題集の12～30ページを解けるまで取り組む」といったように、午前午後に分けて、あるいは1～2時間単位で細かく具体的に目標設定しておきましょう。
日をまたぐ作業に取り組むときも、基本的には同じです。「今日はアウトラインをプレゼンできる程度にまで完成させる。明日は関連部署に問い合わせて予算を概算する。明後日は仕入れ業者の選定をする」と、それぞれの作業に分けて締切日を設定します。
睡眠時間は固定で考える
スケジュールを組むときに大切なのが、「睡眠時間は減らさない」ことです。
睡眠時間が減って寝不足の状態になってしまうと、翌日の作業に影響を与えます。仕事を早く終わらせるために睡眠時間を削って作業をしても、翌日、寝不足で脳の機能が低下して、予定した作業をこなせない可能性があります。 そのため、睡眠時間は移動時間や食事の時間と同じように固定で考えるようにしましょう。
重要なタスクは午前中に終わらせる
業務の中でも重要度が高いものは、なるべく午前中に終わらせるようにしましょう。しっかりと睡眠をとっているなら、午前中は頭が冴えていますので生産性が高まり、自分の予定以上に効率よい仕事ができる可能性もあります。
また、反対に、思わぬトラブルが起こって、午前中に作業が終わらなかったとしても、午後の時間を使ってその日のうちにタスクをこなすことも可能です。 もちろん、午前中に重要性が高く、優先度・緊急度が高いタスクをこなすためには、質の高い睡眠をとることが何より大切です。
眠る前ぎりぎりまでパソコンやスマートフォン、テレビなどの強い光を発するものを見ていると眠りが浅くなってしまいますので注意が必要です。
難易度の低いものを先に片付ける
タスクに優先順位がない場合は、難易度が低いものから先に手掛けていきましょう。
手間と時間がかかる難易度の高いタスクを先に手掛けてしまうと、夕方になっても、「今日しなければならないことのほとんどができていない」という事態になってしまいます。
まずは手間のかからない難易度の低いタスクに取り組み、すべてを終わらせてから、時間と手間のかかる難易度の高いタスクにじっくりと取り組んでください。
大きな仕事は作業を細かく分ける
「今日中に来月のイベントのスケジュールを完成させる」といった、漠然としたタスクを設定すると、仕事は効率よく進みません。「依頼企業のリストアップ」「研修先の社員への連絡」「日程調整」などと細かな工程に分けておくなら、1つ1つの工程が終わったという達成感も得やすくなりますし、行動の流れが明確ですので、次のタスクに取り掛かりやすくなります。
大きな仕事は、1～2時間単位でできそうなタスクに細分化してからスケジュールを立てるようにしましょう。
仕事をこなすためにタイムマネジメントしよう
タイムマネジメントをすることで、作業効率が上がり、いつも以上の成果が得られるようになります。
重要度が高いタスクと短時間で完成するタスクを午前中にスケジューリングし、細かく目標を設定して、達成感を得つつ作業を進めていけるようにしましょう。
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