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【業務改善事例はここから着手する】働き方改革を目指したアイデアの起点をご紹介

働き方改革とは、皆が活躍できるように企業側と従業員側が業務自体を見直すことを意味しています。

では、皆が活躍できる業務改善とは何を指すのでしょうか。
業務改善の考え方と具体的な方法についてまとめました。

業務改善と経費削減は違う

業務改善は、
「社員にとって働きやすい環境を構築すること」
「目標達成に関係がなく、社員にとって負担でしかない作業をなくすこと」

を目的として実施されます。

つまり、業務内容を改善することで、組織にとってだけでなく、社員にとってもメリットがあることが重要です。 業務改善によって、結果的にコスト削減が実現するかもしれません。

しかし、コスト削減は副次的に得られたメリットであって、コスト削減を目標として業務改善を実施するのではないのです。業務改善は、あくまでも社員に働きやすい環境を提供するためのものです。
そして、無駄な作業を取り除き、生産性向上と作業効率化のために実施されるのです。

業務改善を進める方法

業務改善をすることは、社員に働きやすい現場を提供することでもあるので、社員の意欲の向上につながります。また、業務上の無駄を省けますので、企業としての利益と生産性の向上にもつながります。

次の5つのポイントに留意して、業務改善を推進していきましょう。

従業員への配慮を忘れない

組織は従業員がいるからこそ成り立っています。
反対に言えば、従業員なしの組織はあり得ません。どんな業務改善を実践するときも、企業の根幹である従業員への配慮がなくては成功しないのです。
しかし、全方位にメリットしかない改革というのもありません。業務改善をすることで作業時間が増えてしまう社員や働きづらくなってしまう社員もいるでしょう。改革が「改善」とはならない社員に配慮し、作業時間や労働負荷を減少させる解決策や代替案を提案しましょう。

また、業務改善のために新たなスキルを獲得する必要があるときは、企業側が率先して研修制度を設け、スキル獲得に必要な情報や実際の事例も提供してください。社員のスキルアップに企業が積極的に関わることで、業務改善と生産性向上が実現します。

業務時間外の活動はしない

業務時間を守ることも、業務改善において重要なポイントです。

サービス残業はもちろん、手当が出る残業も、余程の事情がないときは安易に選択させないようにしましょう。

業務時間外の活動を避けるためにも、まずは無理のない作業量を設定することが必要です。

一日でこなさなくてはいけないタスクを多めに設定すると、業務時間外に活動せざるを得ない状況を作ってしまい、翌日以降も残業をするという悪循環に陥りやすくなります。適正な量のタスクを決め、作業のデッドラインは余裕を持って設定することが重要です。

まずは問題提起を行う

業務改善をする前に、社内の問題を可視化し、問題提起をし、改善すべき課題を見つけるプロセスを踏むことが必要です。ただ漠然と業務を改善するだけでは、改善した効果が見えにくくなりますし、改善の方向性を適切に評価することもできなくなってしまいます。
社内の問題がどこにあるのかは、社員自身が把握していることが多いです。社員にアンケートをとり、問題点と思われる事柄、どのような改善策が望ましいと思えるのか、また、今までに類似する事例があったのかなどを広く尋ねてみてください。思わぬところに改善すべき問題が落ちていることがあります。

睡眠不足は業務改善の大敵

寝不足で悩んでいる人
寝不足で悩んでいる人

従業員個人ができる業務改善の方法として、もっとも大きな効果を期待できるのが、「睡眠不足の解消」です。睡眠不足になると集中力が著しく衰え、生産性の低下が見られるようになります。また、睡眠不足の状態で運転業務などの危険業務に携わると、ケガや事故のリスクも高くなってしまいます。

つまり、業務改善をしたところで、従業員が睡眠不足で健康管理ができていなかったら、生産性の向上も業務効率の向上も期待できないのです。
睡眠不足を解消するには、毎日6~8時間の睡眠をとるだけでなく、できれば就寝時間と起床時間を固定して、規則正しい生活リズムを作ることが必要です。昼間に急激な眠気に襲われる人や集中力低下を実感している人は、睡眠を意識して生活リズムを見直してみてはいかがでしょうか。

もちろん、毎日決まった就寝時間に眠るためにも、日常的に残業することは厳禁です。社員の生活リズムを整えるためにも、業務時間外の活動をさせない体制作りが必要です。

何時まで仕事をするのかを決める

皆が残業するから残業するといった社風では、業務改善は実現できません。
睡眠時間を確保し、規則的な生活リズムで生活するためにも、始業時間と終業時間はきっちりと決めておきましょう。
時間を決めることで従業員各自も時間配分しやすくなりますし、仕事のペースがつかみやすくなります。

企業は従業員のために業務改善を進めよう

働きやすい職場で健康に働き続けるためにも、職場内の問題を可視化して、具体的な改善対策を打ち立てることが大切です。

また、従業員個人個人が充分な睡眠時間を取り、高い集中力で仕事に臨むことも大切です。企業と従業員の双方が、業務改善という同じ目標に向かって行動していきましょう。

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