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残業削減の5つのアイデア!身近なことから業務改革していこう

働き方改革が叫ばれている現代において、残業は決して好ましいことではありません。残業は従業員の私的な時間を奪うだけでなく、企業の労働生産性も低下させます。残業を削減するアイデアを紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

残業は仕事の効率が落ちる原因になる

労働時間が長引けば長引くほど、仕事の効率は低下します。人間の集中力には限界がありますので、長時間労働がかならずしも高い成果を上げるとは言えないのです。作業の効率化を目指すなら、安易に残業を選ぶのではなく、終業時間に仕事を切り上げて、翌日以降に取り組む方が良いというケースも多いでしょう。

しかし、残業が習慣となっている職場では、安易に「今日も残業するか…」と就業時間を延ばしてしまいますよね。作業効率の面から見ても残業は得策ではないのに、結局残業してしまうというジレンマに悩んでいる管理者も多いのではないでしょうか。

残業を削減するアイデア

会社全体から残業をなくすためには、管理者が率先して「残業はしない」という意思を示し、各社員も残業削減の取り組みに協力していくことが重要です。インターネットなどで実際に残業削減に効果のあった事例をチェックし、会社に導入してみるのも良いですね。残業削減に特に効果のあるアイデアを5つ紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

毎日の帰る時間を決める

残業が日常茶飯事となっている職場では、「終業時間には退社する」という基本的なルールが徹底されていないことが多いです。「仕事が終わったら退社する」のではなく「終業時間に退社する」というルールを社員各自に徹底させることで、終業時間前に業務を終了させようというモチベーションが生まれます。

また、終業時間を明確にすることで、作業効率がアップし、不毛な時間を過ごすことが減ります。

睡眠不足になるような残業は禁止する

とはいえ、終業時間さえ意識していたら、いつでも残業を回避できるというわけではありません。仕事量が多い日は、早く作業を終えるための努力をしても、残業しなくてはならない状況に追い込まれることもあるでしょう。

しかし、仕事量が多いと言っても、翌日の業務に支障が出るような残業はNGです。特に睡眠時間が削られてしまうほど遅くまで残業すると、業務終了時まで高い集中力をキープすることができなくなってしまいます。しかも、翌日の業務にも響き、集中力の低下や激しい眠気、倦怠感などの仕事に悪影響を及ぼす現象が生じることもあるのです。

毎日の残業で睡眠不足が続いて体調不良を感じている社員がいるときは、一度、休暇をとって生活リズムをリセットすることを勧めてください。毎日ほとんど同じ時間に起きて同じ時間に就寝し、栄養バランスの取れた食事を摂ることが、健康な身体と明晰な頭脳を作る基本です。効率よく業務に取り組むためにも、まずは基本の生活から見直すようにアドバイスしましょう。

残業の事前申請を必要にする

「仕事が終わらないから残業する」というスタンスでは、昼間の仕事に全力を出さず、だらだらと時間を過ごすことにもなりかねません。残業が当たり前のことになってしまわないように、残業する時は事前申請をしなくてはいけないという制度を作ってみてはいかがでしょうか。

どうしても今日は仕事が就業時間中に終わらないと思われるときのみ、残業の事前申請をするように社員に指導してください。事前申請をしていないときは「終業時間までにタスクを終わらせなくてはいけない」という意識が働き、社員のモチベーションと作業効率が高まるでしょう。

時間帯に合わせた仕事を設定する

しっかりと睡眠時間をとっていても、一日中常に同じ集中力を発揮できるわけではありません。脳が疲労していない午前中は良いアイデアが浮かびやすい時間帯ですので、クリエイティブな作業に取り組むには最適なタイミングと言えます。

一方、少し眠気が起こりやすい正午過ぎには、意見をやり取りすることで脳に刺激を与えられる会議に充ててはいかがでしょうか。徐々に集中力が衰える夕方以降は、単純な事務作業に最適な時間帯です。眠気と集中力を考慮して、業務を最適なタイミングで実施するようにしていきましょう。

机の整理整頓を義務付ける

机周りが片付いていないと、気持ちもイライラとしますし、必要な資料や文具がすぐに取り出せなくて、無駄な時間がかかってしまいますよね。作業を系統だてて効率よく進めていくためにも、各社員に机の整理整頓を義務付けてください。

できれば、終業後に数分時間をとって、資料や文具の整理整頓を行い、翌朝、始業時間とともにすぐに業務に取り掛かれるようにしておきましょう。始業後すぐに仕事に取り掛かれる環境を用意しておくことで、業務を早く終わらせ、残業を削減することにもつながるのです。

残業をせずに仕事の効率を高めよう

残業することは会社にとっても労働者にとっても不利益でしかありません。残業せずに仕事の効率を高めるためにも、まずは「残業はしない」というルールを徹底してください。

また、十分な睡眠時間を取ることの重要性を社員に喚起することも大切です。皆で協力して残業削減に取り組みましょう。

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